Αντικαταβολή
Διαχείριση αντικαταβολών: από την παράδοση μέχρι την εκκαθάριση
Αν οι οδηγοί σου εισπράττουν αντικαταβολή, το ερώτημα στο τέλος της ημέρας είναι ένα: πόσα έπρεπε να γυρίσουν και πόσα γύρισαν. Το HaulX TMS καταγράφει κάθε είσπραξη στη στάση και σου δείχνει τι δεν έχει εκκαθαριστεί.
Με μια ματιά
Το ποσό αντικαταβολής μπαίνει στην παραγγελία: από τη φόρμα, από στήλη του αρχείου εισαγωγής ή από το API.
Ο οδηγός καταγράφει στη στάση το ποσό που εισέπραξε και τον τρόπο (μετρητά, επιταγή, κάρτα).
Το γραφείο βλέπει όλες τις εισπράξεις σε μία οθόνη και τις εκκαθαρίζει όταν παραλάβει τα χρήματα.
Ποσό που λείπει, διαφέρει ή μένει ανεκκαθάριστο εμφανίζεται στις εξαιρέσεις.
Γιατί η αντικαταβολή δημιουργεί λάθη
Στο χαρτί, η αντικαταβολή ζει σε τρία μέρη: στο δελτίο που κρατά ο οδηγός, στο κινητό του δρομολογητή και στο τετράδιο του λογιστηρίου. Στο τέλος της ημέρας κάποιος μετράει μετρητά και ψάχνει ποια παράδοση αντιστοιχεί σε ποιο ποσό.
Οι διαφορές συνήθως δεν είναι κακή πρόθεση. Είναι μια παράδοση που ολοκληρώθηκε χωρίς να σημειωθεί το ποσό, ένα ρέστο που δεν γράφτηκε, μια επιταγή που μπήκε στη λάθος παραγγελία.
Πώς δουλεύει στο HaulX TMS
- 1
Η παραγγελία έχει ποσό αντικαταβολής. Το ορίζεις στη φόρμα, σε στήλη του αρχείου Excel (CSV) που ανεβάζεις ή στο API.
- 2
Ο οδηγός φτάνει στη στάση και, πριν ολοκληρώσει την παράδοση, καταγράφει την είσπραξη: ποσό, τρόπο πληρωμής και, αν θέλει, αριθμό επιταγής ή σημείωση. Αν το ποσό διαφέρει από το αναμενόμενο, ζητείται σημείωση.
- 3
Στο γραφείο, η σελίδα «Εισπράξεις» δείχνει ανά οδηγό και ημέρα τι εισπράχθηκε και τι αναμένεται.
- 4
Όταν ο οδηγός παραδώσει τα χρήματα, ο υπεύθυνος οικονομικών τις σημειώνει ως εκκαθαρισμένες.
Εξαιρέσεις που σε προλαβαίνουν
- Ολοκληρωμένη παράδοση με αντικαταβολή χωρίς καταγεγραμμένη είσπραξη.
- Είσπραξη με ποσό διαφορετικό από το αναμενόμενο.
- Εισπράξεις που δεν έχουν εκκαθαριστεί μετά από τρεις ημέρες.
Τι δεν κάνει
Το TMS καταγράφει και συμφωνεί τις εισπράξεις. Δεν μετακινεί χρήματα, δεν εκδίδει αποδείξεις και δεν αντικαθιστά το λογιστικό σου πρόγραμμα. Αν έχεις στον τιμοκατάλογο χρέωση για αντικαταβολή (ποσοστό επί του ποσού), προστίθεται αυτόματα στο κόστος της παραγγελίας.
Συχνές ερωτήσεις
Στην εφαρμογή του οδηγού, η ολοκλήρωση παράδοσης με αντικαταβολή περιμένει την καταγραφή. Αν για κάποιο λόγο ολοκληρωθεί χωρίς αυτήν, για παράδειγμα από παλιά σύνδεση χωρίς σήμα, εμφανίζεται εξαίρεση ώστε να μη χαθεί.
Μετρητά, επιταγή και κάρτα, με προαιρετικό αριθμό ή κωδικό και σημείωση.
Οι χρήστες με ρόλο οικονομικών, ο υπεύθυνος και ο διαχειριστής. Οι οδηγοί καταγράφουν αλλά δεν εκκαθαρίζουν.
Όχι. Καταγράφει και συμφωνεί τα ποσά. Η έκδοση φορολογικών παραστατικών γίνεται από το λογιστικό σου πρόγραμμα.
Προσθέτεις στήλη με το ποσό στο αρχείο Excel (CSV) που ανεβάζεις για εισαγωγή παραγγελιών, ή το στέλνεις στο πεδίο αντικαταβολής του API.
Δες ακόμα
Δοκίμασε το HaulX TMS με τις δικές σου παραγγελίες
14 ημέρες δοκιμή, χωρίς εγκατάσταση. Αν θες βοήθεια στο ξεκίνημα, μίλησε μαζί μας.