Από το Excel στο TMS: πώς ανεβάζεις παραγγελίες χωρίς να τις ξαναγράψεις

Αν οι παραγγελίες σου βγαίνουν από το πρόγραμμα της εταιρείας ή τις γράφεις σε Excel, δεν χρειάζεται να τις ξαναπληκτρολογήσεις σε ένα TMS. Με λίγη προετοιμασία, το αρχείο ανεβαίνει σε λίγα λεπτά και οι παραγγελίες είναι έτοιμες για δρομολόγηση.

Η δομή του αρχείου

• Μία γραμμή ανά παράδοση. Όχι συγχωνευμένα κελιά, όχι κενές γραμμές ανάμεσα.
• Μία γραμμή τίτλων στην κορυφή, με ονόματα που περιγράφουν τη στήλη: «Διεύθυνση», «Πόλη», «Τ.Κ.», «Τηλέφωνο», «Παλέτες», «Βάρος».
• Διεύθυνση πλήρης: οδός και αριθμός, πόλη, ταχυδρομικός κώδικας. Όσο πιο πλήρης, τόσο πιο σίγουρα βρίσκεται στον χάρτη.

Τι στήλες βοηθούν

• Διεύθυνση παράδοσης (το μόνο υποχρεωτικό).
• Πελάτης και κωδικός (reference) του δελτίου.
• Τηλέφωνο και οδηγίες για τον οδηγό («χτυπήστε στο πίσω κουδούνι»).
• Παλέτες, βάρος, όγκος: όσο τα συμπληρώνεις, τόσο καλύτεροι οι έλεγχοι χωρητικότητας.
• Ώρες παράδοσης (από/έως), για τις παραδόσεις που έχουν παράθυρο.

Πώς το αποθηκεύεις

1. Στο Excel: Αρχείο › Αποθήκευση ως › CSV UTF-8.
2. Μην αλλάξεις τίτλους μετά την αποθήκευση και μην το ανοίξεις ξανά για «γρήγορη διόρθωση» στο Excel, γιατί μπορεί να χαλάσει η κωδικοποίηση.
3. Ανέβασε το αρχείο και έλεγξε την αντιστοίχιση στηλών που προτείνει το σύστημα.

Συχνά προβλήματα

• Λείπει ο αριθμός ή η πόλη. Η διεύθυνση δεν βρίσκεται με ακρίβεια και η παραγγελία περιμένει διόρθωση.
• Ώρες γραμμένες ως κείμενο («πρωί», «μετά τις 3»). Χρησιμοποίησε μορφή ΩΩ:ΛΛ.
• Διπλές γραμμές. Αν υπάρχει μοναδικός κωδικός δελτίου, το TMS δεν δημιουργεί δεύτερη φορά την ίδια παραγγελία.
• Πολύ μεγάλο αρχείο. Χώρισέ το σε μέρη (έως 500 γραμμές ανά αρχείο).

Και αν δεν υπάρχει αρχείο;

Για μία-δύο παραγγελίες, ανεβάζεις φωτογραφία ή PDF του δελτίου και η φόρμα συμπληρώνεται μόνη της. Εσύ ελέγχεις τα στοιχεία πριν την καταχώρηση. Για μεγάλες ποσότητες, το αρχείο είναι ο γρήγορος δρόμος.

Συμβουλή

Ξεκίνα με ένα δείγμα 10 γραμμών. Αν περάσουν σωστά, ανέβασε ολόκληρο το αρχείο της ημέρας. Έτσι διορθώνεις τα προβλήματα μορφής σε λεπτά και όχι ύστερα από ένα μεγάλο αρχείο.

---

Δοκίμασέ το με τις δικές σου παραγγελίες

Το HaulX TMS είναι λογισμικό διαχείρισης μεταφορών στα ελληνικά, που δουλεύει από τον browser. Μπορείς να το δοκιμάσεις 14 ημέρες, χωρίς εγκατάσταση, με τις παραγγελίες μιας κανονικής ημέρας.

Ξεκίνα τη δωρεάν δοκιμή →

Διάβασε περισσότερα: Εισαγωγή παραγγελιών από Excel