Αντικαταβολές διανομής: πώς να μη χάνεται ποσό

Στο τέλος της ημέρας, ένας οδηγός με αντικαταβολές έχει στην τσέπη ένα ποσό και το γραφείο έχει ένα άλλο στα χαρτιά. Αν τα δύο δεν ταιριάζουν, κάποιος κάθεται και ψάχνει ποια παράδοση αντιστοιχεί σε ποιο ποσό. Αυτό το ψάξιμο είναι το πραγματικό κόστος των αντικαταβολών.

Οι διαφορές συνήθως δεν είναι κακή πρόθεση. Είναι μια παράδοση που έκλεισε χωρίς να σημειωθεί το ποσό, ένα ρέστο που δεν γράφτηκε, μια επιταγή που μπήκε σε λάθος παραγγελία. Και μπορούν να προληφθούν με λίγους κανόνες.

Γιατί συμβαίνει

Η αντικαταβολή ζει σε τρία μέρη: στο δελτίο που κρατά ο οδηγός, στο τηλέφωνο του δρομολογητή και στο τετράδιο του λογιστηρίου. Όσα περισσότερα μέρη, τόσο πιο πιθανό να μη συμφωνούν. Και όσο αργότερα καταγράφεται κάτι, τόσο δυσκολότερο είναι να θυμηθεί κανείς τι έγινε.

Έξι κανόνες που κάνουν τη διαφορά

1. Το ποσό μπαίνει στην παραγγελία από την αρχή

Η αντικαταβολή πρέπει να είναι πεδίο της παραγγελίας, όχι σημείωση σε χαρτί. Έτσι ο οδηγός ξέρει πόσα πρέπει να εισπράξει πριν φτάσει στην πόρτα.

2. Καταγραφή στη στάση, όχι το βράδυ

Το ποσό που εισπράχθηκε γράφεται τη στιγμή της παράδοσης. Ό,τι καταγράφεται αργότερα βασίζεται στη μνήμη, και η μνήμη στρογγυλεύει.

3. Ξεχωριστός τρόπος πληρωμής

Μετρητά, επιταγή και κάρτα έχουν διαφορετική αντιμετώπιση στην εκκαθάριση. Για επιταγή κράτα και τον αριθμό της, γιατί χωρίς αυτόν δεν αντιστοιχίζεται σε παραγγελία.

4. Η διαφορά γράφεται με εξήγηση, την ώρα που γίνεται

Αν ο πελάτης πλήρωσε 25 € λιγότερα επειδή συμφωνήθηκε έκπτωση, αυτό γράφεται στη στάση. Μια διαφορά με εξήγηση κλείνει σε δευτερόλεπτα. Μια διαφορά χωρίς εξήγηση γίνεται συζήτηση μετά από μέρες.

5. Εκκαθάριση με ημερομηνία και υπογραφή

Ο οδηγός παραδίδει τα χρήματα και κάποιος συγκεκριμένος τα σημειώνει ως εκκαθαρισμένα, με ημερομηνία. Αυτό ξεχωρίζει «εισπράχθηκε» από «έφτασε στο γραφείο».

6. Κοίτα καθημερινά ό,τι μένει ανεκκαθάριστο

Ένα ποσό που μένει ανεκκαθάριστο για τρεις ημέρες δεν είναι στατιστική, είναι ανοιχτό θέμα. Χρειάζεται μια λίστα που να σου το δείχνει χωρίς να ψάχνεις.

Μια μικρή λίστα για το κλείσιμο της ημέρας

• Όλες οι παραδόσεις με αντικαταβολή έχουν καταγεγραμμένη είσπραξη.
• Το άθροισμα των εισπράξεων ανά οδηγό συμφωνεί με όσα παρέδωσε.
• Κάθε διαφορά έχει σημείωση.
• Οι επιταγές έχουν αριθμό.
• Τα εκκαθαρισμένα ποσά έχουν ημερομηνία.

Στο HaulX TMS

1. Το ποσό αντικαταβολής μπαίνει στην παραγγελία: από τη φόρμα, από στήλη του αρχείου εισαγωγής ή από το API.
2. Ο οδηγός, στη στάση, καταγράφει την είσπραξη: ποσό, τρόπο πληρωμής και, αν θέλει, αριθμό επιταγής ή σημείωση. Αν το ποσό διαφέρει από το αναμενόμενο, ζητείται σημείωση.
3. Το γραφείο βλέπει σε μία οθόνη τι εισπράχθηκε και τι αναμένεται, ανά οδηγό και ημέρα.
4. Όταν ο οδηγός παραδώσει τα χρήματα, ο υπεύθυνος οικονομικών τα σημειώνει ως εκκαθαρισμένα.

Οι εξαιρέσεις σε προλαβαίνουν: ολοκληρωμένη παράδοση χωρίς καταγεγραμμένη είσπραξη, είσπραξη με ποσό που διαφέρει από το αναμενόμενο και εισπράξεις που δεν έχουν εκκαθαριστεί μετά από τρεις ημέρες.

Όλη η διαδικασία, με παράδειγμα και συχνές ερωτήσεις, περιγράφεται στη σελίδα Διαχείριση αντικαταβολών. Η καταγραφή συνδέεται με το αποδεικτικό της ίδιας στάσης, όπως εξηγούμε στο ηλεκτρονικό αποδεικτικό παράδοσης (POD).

Τι δεν κάνει

Το TMS καταγράφει και συμφωνεί τις εισπράξεις. Δεν μετακινεί χρήματα, δεν εκδίδει αποδείξεις ή τιμολόγια και δεν αντικαθιστά το λογιστικό σου πρόγραμμα. Αν έχεις στον τιμοκατάλογο χρέωση για αντικαταβολή (ποσοστό επί του ποσού), προστίθεται αυτόματα στο κόστος της παραγγελίας.

---

Δοκίμασέ το με τις δικές σου παραγγελίες

Το HaulX TMS είναι λογισμικό διαχείρισης μεταφορών στα ελληνικά, που δουλεύει από τον browser. Μπορείς να το δοκιμάσεις 14 ημέρες, χωρίς εγκατάσταση, με τις παραγγελίες μιας κανονικής ημέρας.

Ξεκίνα τη δωρεάν δοκιμή →

Διάβασε περισσότερα: Διαχείριση αντικαταβολών στο HaulX TMS